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Procurando dicas para se tornar um profissional do Excel?

Ninguém pode negar a importância de dominar bem o Excel no escritório.

No entanto, tanto os usuários iniciantes quanto os experientes não sabem necessariamente todas as dicas úteis.

Então aqui está 20 dicas e truques para transformá-lo em um profissional do Microsoft Excel:

1. Um clique para selecionar todos

Você pode saber como selecionar todas as células usando o atalho Control (Ctrl) + A no teclado.

Mas poucos usuários sabem que com apenas um clique no botão do canto, conforme mostrado abaixo, todos os dados são selecionados instantaneamente.

2. Abra vários arquivos ao mesmo tempo

Quando você precisa usar vários arquivos ao mesmo tempo, em vez de abri-los um por um, existe um truque para abri-los todos com um clique.

Selecione os arquivos que deseja abrir e pressione a tecla Enter. Todos os arquivos serão abertos simultaneamente.

3. Alternar entre vários arquivos do Excel

Quando você tem várias planilhas abertas, não é muito conveniente alternar entre elas.

E se você tiver a infelicidade de usar o arquivo errado, pode comprometer todo o seu projeto.

Use o atalho Ctrl + Tab para alternar entre os arquivos facilmente.

4. Adicione um novo atalho no menu

Por padrão, existem 3 atalhos no menu superior que são Salvar, Desfazer e Refazer.

Mas se quiser usar mais atalhos como Copiar e Colar, por exemplo, você pode adicioná-los desta forma:

Arquivo -> Opções -> Barra de ferramentas -> Acesso rápido e adicione Recortar e Colar da coluna da esquerda para a direita e salvar.

Você verá 2 atalhos adicionados no menu superior.

5. Adicione uma linha diagonal a uma célula

Ao criar, por exemplo, uma lista de endereços de clientes, pode ser necessário fazer uma linha divisória diagonal na primeira célula.

Isso é útil para diferenciar entre informações de coluna e linha. Mas como você faz isso?

Clique com o botão direito na célula, clique em Formatar células, bordas e, finalmente, no botão na parte inferior direita (diagonal para baixo) e valide.

6. Adicione várias colunas ou linhas ao mesmo tempo

Certamente você sabe como adicionar uma nova linha ou uma nova coluna.

Mas esse método perde muito tempo. Porque você tem que repetir a operação quantas vezes você tiver colunas ou linhas para adicionar.

A melhor solução é selecionar várias colunas ou linhas, clicar com o botão direito do mouse na seleção e escolher "Inserir" no menu suspenso.

As novas linhas serão então inseridas acima da linha ou à esquerda da coluna que você selecionou primeiro.

7. Mova rapidamente os dados de várias células

Se você deseja mover uma coluna de dados em uma planilha, a maneira mais rápida é escolher a coluna e, em seguida, colocar o ponteiro sobre a borda da coluna.

E quando se transformar em um ícone em forma de setas cruzadas, clique nele e deixe pressionar para mover livremente a coluna para onde quiser.

E se você também precisar copiar os dados? Basta pressionar a tecla Control (Ctrl) antes de mover a coluna. A nova coluna irá copiar todos os dados selecionados.

8. Exclua rapidamente as células vazias

Ao preencher informações para o trabalho, às vezes faltam dados. Como resultado, algumas células permanecem vazias.

Se você precisar remover essas células vazias para manter seus cálculos corretos, especialmente quando estiver fazendo a média, a maneira mais rápida é filtrar todas as células vazias e removê-las com 1 clique.

Escolha a coluna que deseja filtrar e clique em Dados e filtro. Clique em Desmarcar e escolha a última opção chamada Células vazias.

Todas as células vazias são então selecionadas. Você apenas tem que excluí-los para fazê-los desaparecer.

9. Como fazer uma pesquisa aproximada

Você deve saber como ativar a Localização rápida usando o atalho Ctrl + F.

Mas você sabia que é possível fazer uma pesquisa aproximada usando os símbolos? (ponto de interrogação) e * (asterisco)?

Esses símbolos devem ser usados ​​quando você não tiver certeza dos resultados que está procurando. O ponto de interrogação deve ser usado para substituir um único caractere e o asterisco para um ou mais caracteres.

E se você está se perguntando como procurar um ponto de interrogação ou um asterisco, basta adicionar o símbolo Wave ~ na frente dele, como abaixo.

10. Como extrair valores únicos de uma coluna

Você já teve uma matriz na qual queria extrair os valores exclusivos de uma coluna?

Você provavelmente está familiarizado com a função Filtro do Excel, mas poucas pessoas usam o Filtro Avançado.

No entanto, é útil para extrair valores exclusivos de uma coluna. Clique na coluna relevante e vá para Dados -> Avançado. Um pop-up aparecerá.

Neste pop-up, clique em Copiar para outro local. Em seguida, escolha onde deseja copiar os valores exclusivos, preenchendo o campo Copiar para. Para preencher este campo, você pode clicar diretamente na área que escolheu. Isso evita digitar valores precisos.

Basta marcar a caixa Extração sem duplicar e clicar em OK. Os valores exclusivos serão então copiados para a coluna que você especificou e podem, portanto, ser comparados com os dados na coluna inicial.

Por esse motivo, é recomendável copiar os valores exclusivos para um novo local.

11. Restringir os dados inseridos com a função de validação de dados

Para manter a consistência dos dados, às vezes você precisa restringir os valores que os usuários podem inserir em uma célula.

No exemplo abaixo, a idade das pessoas deve ser um número inteiro. E todos os participantes desta pesquisa devem ter entre 18 e 60 anos.

Para garantir que os participantes fora desta faixa etária não insiram dados, vá para Dados -> Validação de dados e adicione os critérios de validação.

Em seguida, clique na guia Mensagem de entrada e digite uma mensagem como esta "Use um número inteiro para indicar sua idade. A idade deve estar entre 18 e 60 anos."

Assim, os usuários receberão essa mensagem quando passarem o mouse sobre as células afetadas e terão uma mensagem de aviso se a idade inserida estiver fora dessa faixa etária.

12. Navegação rápida com Ctrl + botão de seta

Ao clicar em Ctrl + qualquer tecla de seta no teclado, você pode mover para os 4 cantos da planilha em um piscar de olhos.

Se você precisar ir para a última linha de seus dados, tente clicar em Ctrl + seta para baixo.

13. Transforme uma linha em uma coluna

Precisa visualizar seus dados em colunas enquanto está online?

Não há necessidade de redigitar todos os seus dados. Aqui está como fazer.

Copie a área que deseja transformar em coluna. Em seguida, coloque o cursor na célula da linha onde os dados devem ser colocados.

Faça Editar e, em seguida, Colar Especial. Marque a caixa Transposto e clique em OK. Aí está, seus dados agora são exibidos em uma coluna.

Observe que esse truque também funciona para transformar uma coluna em uma linha.

14. Oculte os dados com cuidado

Quase todos os usuários do Excel sabem como ocultar dados clicando com o botão direito e escolhendo Ocultar.

Mas a preocupação é que isso possa ser visto facilmente se houver poucos dados na planilha.

A maneira melhor e mais fácil de ocultar os dados de maneira organizada é usar um formato de célula especial.

Para fazer isso, escolha a área a ser mascarada e clique com o botão direito para escolher Formatar células.

Escolha Personalizado e coloque o cursor em Tipo. Digite o código ";;;" sem aspas. Pressione OK. O conteúdo da célula agora está invisível.

Esses dados só ficarão visíveis na área de visualização ao lado do botão Função.

15. Combine o conteúdo de várias células em 1 único

Não há necessidade de usar fórmulas complicadas para combinar o conteúdo de várias células. Contanto que você saiba como usar o símbolo &, não precisa se preocupar.

Abaixo, existem 4 colunas com textos diferentes em cada uma. Mas como você os combina em um?

Selecione uma célula onde deseja exibir o resultado. Em seguida, use a fórmula com o & conforme mostrado abaixo na captura de tela.

Finalmente digite Enter para que todos os conteúdos de A2, B2, C2 e D2 sejam combinados em uma única célula, o que dará LizaUSA25 @.

16. Mude de minúscula para maiúscula

Quer mudar de minúsculas para maiúsculas? Aqui está uma fórmula simples para fazer isso.

No campo da função, basta digitar CAPITAL conforme mostrado na imagem abaixo.

E para alterar as letras maiúsculas para minúsculas, digite SMALL. Finalmente, para colocar uma letra maiúscula apenas na 1ª letra, digite NOMPROPRE.

17. Como inserir um valor começando com 0

Quando um valor começa com o número zero, o Excel remove o zero automaticamente.

Esse problema pode ser facilmente resolvido adicionando um apóstrofo antes do primeiro zero, conforme mostrado abaixo.

18. Acelere a inserção de termos complicados com autocorreção

Se você precisar digitar um texto complicado várias vezes, a melhor maneira de fazer isso é usar o recurso AutoCorreção.

Esta função substituirá automaticamente o seu texto pelo texto correto.

Tome, por exemplo, École Polytechnique, que pode ser substituída por uma palavra mais simples de digitar, como Poly. Uma vez que a função é ativada, cada vez que você digita Poly, ela é corrigida na École Polytechnique.

Conveniente, não é? Para ativar esta função, vá para Arquivo -> Opções -> Verificação -> Correção automática. Em seguida, preencha o texto para substituir pelo texto correto, conforme mostrado abaixo:

19. Um clique para obter cálculos automáticos

A maioria das pessoas sabe que informações interessantes como Média e Soma podem ser facilmente obtidas olhando para a barra de status no canto inferior direito.

Mas você sabia que pode clicar com o botão direito nesta barra para obter muitos outros cálculos automáticos?

Experimente e você verá que tem uma escolha.

20. Renomear uma planilha usando um clique duplo

Existem várias maneiras de renomear planilhas. A maioria das pessoas clica com o botão direito nele e escolhe Renomear.

Mas isso perde muito tempo. A melhor maneira de fazer isso é clicar duas vezes na guia que deseja renomear e renomeá-la aqui diretamente.

Pronto, espero que você se sinta um pouco mais confortável com o Excel agora :-)

Observe que esses exemplos são baseados no Microsoft Excel 2010, mas também devem funcionar bem no Excel 2007, 2013 ou 2016.

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